Сокращение времени протекания процесса оформления документов хоздоговорной деятельности. ГБПОУ «Сергачский агропромышленный техникум»

Наименование образовательной организации

ГБПОУ «Сергачский агропромышленный техникум»

Название проекта

Сокращение времени протекания процесса оформления документов хоздоговорной деятельности

Целевые ориентиры

Сокращение времени протекания процесса оформления документов хоздоговорной деятельности с 4 недель до 1,5 недель

Сроки реализации проекта

07.02.2019-09.07.2019

Основания реализации проекта (проблемы и риски)

Ключевой риск

Высокая трудоемкость процесса сбора документации, дублирование операций в оформление и высокая вероятность ошибок, переделки документов

Проблемы:

Несвоевременная сдача документов от обучающихся;

Отсутствие (потеря) необходимых документов у обучающихся, что приводит к замедлению процесса оформления личных дел;

Высокая трудоемкость ведения журналов регистрации обучающихся, дублирование операций;

Несвоевременное совершение оплаты за обучение, не соответствие ФИО совершающего оплату за обучение;

Высокая трудоемкость заполнения свидетельств об уровне квалификации.

Мероприятия по достижению целевых показателей

Разработка механизма регламентирующего процесс обучения и действия обучающихся хоздоговорного отделения

Ознакомление обучающихся хоздоговорного отделения со сроками и сдачей документов и возможными последствиями

Создание электронной книги регистрации и поименной книги

Подача заявки на разработку новой формы свидетельства об уровне квалификации, с возможностью заполнения на компьютере

Обучение сотрудника занесению сведений в свидетельства об уровне квалификации в электронном виде

Совещание по итогам проведенной работы и выработка мероприятий по устранению выявленных проблем

Результаты реализации проекта

Разработка и реализация взаимодействия работников и обучающихся хоздоговорного отделения

Обучающиеся хоздоговорного отделения ознакомлены со сроками сдачи документов и возможными последствиями

Создана электронная книга регистрации и поименная книга

Разработана новая форма свидетельства об уровне квалификации

Сотрудник обучен занесению сведений в свидетельства об уровне квалификации в электронном виде

Проблемы, возникшие при реализации проекта и выбранные способы решения

Проблемы

Способы решения

Несвоевременная сдача документов от обучающихся

Ознакомление обучающихся хоздоговорного отделения со сроками и сдачей документов и возможными последствиями

Отсутствие (потеря) необходимых документов у обучающихся, что приводит к замедлению процесса оформления личных дел

Предоставление индивидуального дополнительного срока сдачи документов

Высокая трудоемкость ведения журналов регистрации обучающихся, дублирование операций

Создание электронного журнала регистрации и поименной книги

Несвоевременное совершение оплаты за обучение, не соответствие ФИО совершающего оплату за обучение

Разработка механизма регламентирующего процесс обучения и действия обучающихся хоздоговорного отделения (предоставление срока погашения задолженности, указание в квитанции ФИО плотильщика за которого произведена оплата)

Высокая трудоемкость заполнения свидетельств об уровне квалификации

Приобретение усовершенствованной формы свидетельства

Финансовые затраты реализации проекта (при наличии)

-

Использованные инструменты бережливых технологий

Картирование, внедрение бережливых технологий по системе «5S»

Материалы проекта

Карточка проекта

План мероприятий

Карта текущего состояния процесса

Карта целевого состояния процесса