Нижегородский государственный инженерно-экономический университет

ГБОУ ВО «Нижегородский государственный инженерно-экономический университет»

Название проекта

Организация рабочего пространства преподавательской кафедры «Организация и менеджмент»

Цель

эффективно организовать рабочее пространство преподавательской кафедры «Организация и менеджмент» ГБОУ ВО НГИЭУ

Задачи

· избавление от накопившегося в преподавательской хлама, исключение его появления в дальнейшем;

· создание оптимальных условий для работы преподавателя;

· поддержание порядка, чистоты, аккуратности на рабочем месте преподавателя;

· экономия времени и энергии для повышения производительности работы преподавателя.

Проблемы

· лишние движения (неудобное расположение мебели, поиск необходимого документа в шкафу/на рабочем столе/на компьютере);

· излишние запасы (хранение неиспользуемых документов, залежи бумаги, хранение не используемой оргтехники и мебели);

· ожидание (ожидание согласований, принятие решений); переделка/брак (ошибки при подготовке материалов; различные замечания при повторных согласованиях; запрос информации, требующих уточнения и переформулировки).

Способы решения

· внедрение системы 5 С;

· планирование закупки канцелярских принадлежностей;

передача неиспользуемых документов в архив/каранин/ мусорную корзину.

Результат

· эффективное рабочее место

Название проекта

Управление аудиторным фондом

Цель

Сокращение времени перемещения между корпусами

Задачи

1. Провести картирование текущего процесса (как есть)

2. Внести предложения по оптимизации процесса составления расписания

3. Провести картирование процесса после внесения предложений (как должно быть)

Проблемы

1. Несогласованность распределения аудиторий между очной и заочной формой обучения.

2. Несогласованность распределения аудиторий между ППС.

3. Нарушения времени перемещений между учебными корпусами и спортивными объектами.

4. Длительное ожидание в очереди гардероба. (2 и 3 корпуса)

5. Значительное ожидание получения ключей на вахте.

6. Потеря имиджа преподавателем.

Способы решения

Оптимизация процесса формирования расписания с учетом укрупненных занятий

Результат

сокращение времени перемещений, примерно на 14 минут в день для каждого студента

Название проекта

Оптимизация процесса формирования индивидуального плана

Цель

Сокращение времени утверждения индивидуальных планов

Задачи

1. Провести картирование текущего процесса (как есть)

2. Внести предложения по автоматизации процесса, в целях исключения ошибок.

3. Провести картирование процесса после внесения предложений (как должно быть)

Проблемы

1. Большое количество ошибок, полученных при составлении. (ошибки в подсчетах, в интерпретации названий таблиц и т.д.)

2. Длительное время согласования.

3. Неверно указаны сроки выполнения в ИП

4. Неравномерно распределены часы по видам работ

5. В учебную нагрузку долго вносятся изменения

Способы решения

Система разрабатывается силами преподавателей и магистрантов.

Результат

Сокращение времени подписания, примерно на 20 дней

Название проекта

Оптимизация процесса разработки рабочей программы

Цель

Сокращение времени протекания процесса составления, оформления и проверки рабочей программы

Задачи

1. Выявление «узких» мест процесса разработки рабочей программы;

2. Разработка единого шаблона формирования рабочей программы.

3. Внесение основной информации в оболочку шаблона: учебный план, фрагменты ФГОС по конкретному направлению подготовки.

4. Формирование единой базы рабочих программ по конкретному направлению подготовки.

Проблемы

1. Несогласованность межфункциональных связей.

2. Нарушений сроков сдачи учебно-планирующей документации.

3. Множественные технические ошибки и неточности.

4. Неидентичность оформления рабочих программ, усложняющая процесс проверки.

Способы решения

оптимизировать процесс разработки рабочей программы с целью сокращения потерь времени при составлении и дальнейшем согласовании.

Результат

Название проекта

Совершенствование работы приемной комиссии путем внедрения ис 1С:университет

Цель

Совершенствование работы приемной комиссии университета путем внедрения информационной системы работы с контингентом поступающих

Задачи

Путем внедрения в работу приемной комиссии ИС 1С:Университет снизить высокую трудоемкость процесса подготовки документации, устранить дублирование операций по оцифровке сведений о поступающих, исключить вероятность ошибок и переделки документации.

Проблемы

1. Высокая обработки заявлений и подготовки необходимого пакета документов абитуриента.

2. Высокая трудоемкость ведения журналов регистрации абитуриентов, ошибки в датах подачи заявлений.

3. Высокая трудоемкость подготовки экзаменационных листов и ведомостей, ошибки при указании персональных данных поступающих, датах проведения вступительных испытаний.

4. Высокая трудоемкость подготовки конкурсных списков и приказов о зачислении, ошибки в рейтинговых списках, риск ошибочного зачисления.

Способы решения

Совершенствование работы приемной комиссии путем внедрения подсистемы «1С:Университет.Приемная комиссия» позволило не только ускорить процесс подготовки необходимой документации, исключить ошибки при «ручном» заполнении бланков, но и интегрировать списки поступивших в общеуниверситетскую ИС 1С:Университет.

Результат

- Сокращение ВПП обработки заявлений поступающих и подготовки необходимого пакета документов абитуриента;

- Сокращение ВПП на формирование экзаменационной ведомости;

- Сокращение ВПП на формирование рейтингового списка и приказа о зачислении;

- Формирование списков студентов 1 курса в среде ИС 1С:Университет.

Название проекта

Оптимизация процесса по формированию учебных карточек и приложений к диплому

Цель

практическое обеспечение автоматизированного заполнения приложений к диплому при помощи пакета Microsoft Office

Задачи

1) создать рабочие книги, включающие в себя сводную ведомость, учебные карточки, приложения к диплому по направлениям подготовки;

2) интегрировать рабочие книги в единую систему для взаимоувязки показателей;

3) определить эффективность от внедрения данной системы.

Проблемы

потери времени на каждом этапе процесса

Способы решения

разработка системы по автоматизированному заполнению учебных карточек и приложений к диплому

Результат

произошло сокращение времени процесса формирования учебной карточки и приложений к диплому студентов одной академической группы на 2267,5 минуты

Название проекта

Оптимизация микроклимата в помещении кафедры «Технический сервис»

Цель

Оптимизация микроклимата в помещении кафедры «Технический сервис»

Задачи

1. Определить перечень количественных и качественных показателей, улучшение которых произойдет после внедрения предлагаемых мероприятий, а также их текущие значения.

2. Произвести теоретический расчет энергетических потерь при существующей и внедряемой технологии.

3. Обосновать конструкционно-технологические параметры воздуховода и приточно-вытяжной установки (ПВУ).

4. Спроектировать схему расположения и провести модернизацию (совершенствование) системы воздуховодов внутри помещения кафедры.

5. Дать фактическую оценку внедряемым мероприятиям, а также определить изменение значений как основного показателя (снижение энергетических потерь), так и сопутствующих (снижение утомляемости ППС и т.д.).

Проблемы

Современные системы кондиционирования не могут обеспечить эффективное удаление углекислого газа из помещения, создают неравномерные воздушные потоки внутри помещения (из-за ограниченного количества точек их размещения), что снижает производительность сотрудников и повышает вероятность их выхода на больничный.

Способы решения

разработка системы приточно-вытяжной вентиляции внутри помещения, которая позволит создать оптимальный микроклимат помещения, снизить потребление энергоресурсов (расходы на отопление)

Результат

Внедрение предлагаемых мероприятий позволит достичь следующих результатов:

1. Снизить потребление энергоресурсов до 17,5 % по сравнению с текущим показателем.

2. Вдвое сократить количество невыходов на работу по болезни.

3. На 4…5% увеличить средний балл по преподаваемым ППС кафедры дисциплинам.

4. На 20…25% повысить публикационную активность ППС кафедры.

Улучшить морально-психологический климат в коллективе.

Название проекта

Оптимизация проведения эксперимента и размещения лабораторного оборудования и приборов

Цель

заключается в обосновании, определении и совершенствовании места проведения экспериментов и лабораторных работ, обеспечивающего снижение энергетических, материальных и трудовых затрат и повышение их качества

Проблемы

1. Отсутствие постоянного места расположения лабораторных установок, измерительных приборов и инструментов по их назначению;

2. Трудность в ориентировании и поиске необходимого оборудования обучающимися (магистранты, аспиранты) при подготовке и проведении исследований.

Способы решения

Внедрение системы 5С

Результат

1. Определено место для проведения эксперимента и размещения лабораторного оборудования и приборов.

2. Создана лаборатория «DEVELOPMENT EXPERIMENT ANALYSIS * Lab makerspace».

3. В 20 раз сокращается время на поиск, согласования и другие мероприятия, связанные с проведением научно-исследовательской работы.

4. Для систематизации и визуализации рабочей территории в соответствии принципам 5S использованы цветные территории и продолжается дальнейшее совершенствование.

5. Подписан договор между университетом и заводом «Доза-Агро» на проведение научно-исследовательской работы.

Название проекта

Оптимизация процесса оплаты платных образовательных услуг

Цель

1. Сокращение времени, затрачиваемого студентами для оплаты платных образовательных услуг с текущего показателя, который составляет 1 час до 15 минут.

2. Поступление достоверных сведений о платежах на лицевой счет университета.

Задачи

1. Анализ процесса заключения договоров на платные образовательные услуги и произведения оплаты.

2. Усовершенствование внутреннего документооборота между структурными подразделениями университета, касающихся учета платных образовательных услуг.

3. Рассмотрение альтернативных способов оплаты за платные образовательные услуги.

Проблемы

поступление невыясненных сумм в результате неверного заполнения реквизитов, а также потеря платежей студентов вследствие отсутствия в бухгалтерии информации о заключенных договорах.

Результат

1. Снижение количества ошибочных платежей, возникающих вследствие ручного ввода реквизитов платежа. Заключение договора об информационном взаимодействии со Сбербанком, применение двухмерного штрих-кода с реквизитами НГИЭУ, доработка формы квитанции об оплате в виде введения дополнительных идентификаторов структурных подразделений университета.

2. Сокращение времени, затрачиваемого студентами для оплаты за платные образовательные услуги с 1 часа до 5-7 минут путем исключения лишних перемещений до банка и применения двухмерного штрих-кода.

3. Упрощение и применение современных способов приема платежей – из 228 студентов-первокурсников воспользовались вариантом оплаты через терминал Сбербанка 148 человек, то есть 65%.

4. Дополнен внутренний документооборот между деканатами, приемной комиссией и бухгалтерией путем введения реестра договоров на платные образовательные услуги и обмена информацией об оплате.

5. Сокращение общего времени протекания процесса с 10-15 рабочих дней до 6 рабочих дней

проекта

Оптимизация процесса подготовки учебных изданий к публикации

Цель

1. Сокращение ВПП согласования учебных изданий к публикации с 2,5-12 мес. до 1,5 мес.

2. Увеличение количества учебных изданий, рекомендованных к публикации в ведущих издательствах до 2 учебных изданий

Задачи

1. Внесение изменений в квалификационные требования к должностям НПР в части требований к публикации учебных изданий.

2. Разработка порядка подготовки изданий к публикации, порядка взаимодействия библиотеки университета с электронно-библиотечными системами и требования к рецензированию учебных изданий

3. Формирование электронной базы данных обеспеченности дисциплин учебной литературой

Проблемы

1) Публикация неактуальных учебных изданий;

2) Несогласованность межфункциональных связей;

3) Длительная доработка учебных изданий;

4) Складирование невостребованных учебных изданий;

5) Публикация учебного издания низкого качества;

6) Потеря имиджа вуза

Результат

1. Сокращение времени согласования учебных изданий к публикации на 60 %.

2. Сокращение невостребованных учебных изданий в библиотеке университета.

3. Повышение качества учебного издания

Материалы проекта

https://niro.nnov.ru/?id=49363

проекта

Оптимизация процесса взаимодействия деканата со студентами

Цель

1. Сокращение сроков подачи информации по контингенту обучающихся администрации с 2 дней до 2 часов.

2. Сокращение времени решения вопросов студентов с 1-2 дней до 2 часов

Задачи

1. Определение (обозначение) назначения всех шкафов в деканате

2. Распределение картотеки обучающихся факультета по группам (выделение групп первого курса

3. Систематизация информации на информационной доске (наверху – нормативные документы, на уровне глаз – информация ежедневного использования: расписания СПО и ВО, объявления, замены занятий и т.д.)

4. Работа по усовершенствованию рабочей зоны обучающихся (определение и обозначение конкретных зон

5. Работа по оптимизации рабочего пространства работников деканата

6. Систематизация рабочей документации сотрудников деканата

7. Создание журнала по внесению предложений по оптимизации рабочего пространства и улучшения качества работы деканата

Проблемы

Ключевой риск:

Не возможность решить все вопросы обучающихся за перемену

Проблемы:

1) большой наплыв обучающихся в перемену

2) не восприятие информации, потеря информации, в следствии чего повторение

8. 3) долгий поиск информации по контингенту

Результат

1. Заместитель декана, может точно определить сроки решения по вопросам обучающихся

2. Своевременная подача информации в администрацию Института

3. Взаимозаменяемость сотрудников деканата без звонков и уточнений

4. Часть ранее выполняемых функций зам.декана взяли на себя старосты групп

5. Часть информации обучающиеся могут получить самостоятельно в рабочей зоне деканата

Материалы проекта

проекта

Оптимизация процесса учета и контроля успеваемости и посещаемости студентов

Цель

1. Сокращение трудоемкости процесса с 97,5 часов до 41 часа.

2. Сокращение времени, затрачиваемого на актуализацию информации с 30 дней до 1 дня

Задачи

1. разработка макетов журналов по учету посещаемости и успеваемости студентов по различным видам деятельности студентов;

2. разработка методических рекомендации по ведению, учету и хранению журналов учета посещаемости и успеваемости студентов в электронной информационно-образовательной среде ГБОУ ВО НГИЭУ;

Проблемы

Ключевой риск:

Несвоевременность подготовки учетной документации

Проблемы:

1. Трудоемкость заполнения журнала посещаемости и успеваемости

2. Трудоемкость внесения данных в журнал и ведомость

3. Несвоевременная осведомленность об успеваемости и посещаемости

Результат

Расчет эффективности нового состояния процесса учета и контроля успеваемости и посещаемости студентов. Эффективность проекта составляет 68,8%, т.е. произошло сокращение времени процесса учета и контроля успеваемости и посещаемости студентов на 3402 минуты.

Материалы проекта

https://niro.nnov.ru/?id=49365